الدفع عند الاستلام
الجاذبية واضحة: يثق العميل بك لأنه يدفع بعد أن يستلم. والكلفة أنك تتحمل خطر الطلب المرفوض أو الوهمي. وهناك عادات قليلة تخفف ذلك:
- اكتب الإجمالي شاملاً التوصيل قبل أن ترسل أي شيء.
- اطلب من العميل تجهيز المبلغ، ويفضل أن يكون بفكّة يمكنك الرد منها.
- تأكد من رقم هاتف يستطيع المندوب الاتصال به فعلاً.
- مع عميل جديد وطلب كبير، فكّر في طلب عربون صغير.
التحويل البنكي أو عبر المحفظة
التحويل يعطيك مالك قبل أن تنفق على بضاعة أو وقود. سهّل على العميل أن يفعله صحيحاً: أرسل بيانات الحساب أو المحفظة في رسالة لا تحوي غيرها، ليتمكن من نسخها، واكتب المبلغ بالضبط.
ثم اطلب لقطة شاشة. هي تعطيك سجلاً، وتعطيه طريقة ليقول «تم» تستطيع ربطها بالطلب.
لقطة الشاشة ليست مالاً
هذه هي النقطة التي تكلف الناس. لقطة شاشة التحويل يمكن تعديلها، أو قد تُظهر دفعة ما تزال معلّقة، أو تكون بمبلغ غير مبلغ الطلب. قبل أن تجهّز طلباً كبيراً أو تشحنه، تأكد أن المال وصل فعلاً إلى حسابك أو محفظتك. انظر إلى المبلغ والتاريخ والمرجع، لا إلى العلامة الخضراء فقط.
يستغرق ذلك دقيقة، وهو الفرق بين بيعة ودرس.
حين لا يتطابق المبلغ
يرسل العملاء أحياناً أقل (نسوا رسوم التوصيل) أو أكثر (قرّبوا إلى الأعلى). أخبرهم فوراً بالناقص أو بما ستعيده، وسجّل ذلك على الطلب. لا تنتظر حتى التسليم لتسوّيه.
العربون في الطلبات الخاصة والكبيرة
إن كنت تصنع شيئاً حسب الطلب (كعكة، قطعة أثاث، مطبوعات)، فالعربون يحمي وقتك. اتفقا عليه من البداية، وقل ما الذي يغطيه وهل يُسترد. واكتبه في المحادثة نفسها، لتكون الشروط أمامكما إن نسي أحد.
ما لا ينبغي أن تطلبه أبداً
لا تطلب من العملاء كتابة أرقام البطاقات أو الأرقام السرية أو رموز التحقق لمرة واحدة في المحادثة. وسائل الدفع المشروعة لا تحتاجها، والبائع الذي يطلبها يعلّم العملاء عادة يحبها المحتالون. وإن عرض عليك أحد هذه البيانات فلا تحتفظ بها.
الإلغاء والاسترداد
حدّد قواعدك قبل أن يصلك أول طلب، لأن الطلبات الحرجة تصل دائماً في أسوأ وقت. متى يستطيع العميل أن يلغي مجاناً؟ ومتى لا يعود العربون قابلاً للاسترداد؟ وماذا يحدث إن لم تستطع التوصيل؟
وعندما تسترد، افعل ذلك بسرعة وبالطريقة نفسها التي دخل بها المال، وأخبر العميل كتابةً بأن الأمر تم، ودوّنه على الطلب. استرداد سريع ومملّ من أفضل ما يمكن أن يعلن به محل صغير عن نفسه.
احتفظ بسجل
لكل طلب، دوّن كيف دُفع وهل تحققت من المال. سجل مرتب يحوّل خلاف الدفع من كلامك مقابل كلامه إلى نظرة سريعة على الطلب.
نصائح عامة من فريق اسرع مبنية على طريقة عمل الطلبات الإلكترونية في العادة. وهي ليست استشارة قانونية أو ضريبية أو مالية، وتبقى قواعدك أنت واللوائح المحلية هي المرجع.